出色职员的报告战略

        善于提问，你就会有所收获。如果提问这件事于你无害，那就尽量多问吧！

        ——W.克莱门特?斯通(美国联合保险公司创始人)

        曾经有一个我很崇拜的前辈。他是个很“柔软”的人，不管是在多么难缠的环境下，和多难相处的人一起，他都永远是心平气和，笑脸迎人。我在一旁看着，一直很羡慕，心里不由得琢磨：“他这种韧劲儿到底从哪里来的？”

        向上司报告

        这是以前担当一个重大项目时发生的事情。一个供应商一直推迟面谈的日期，我虽然打了好些电话催促，对方最终还是杳无音信了。我努力想也想不出其他办法，一时茫然。刚开始我一直等着对方什么时候给我来电话，最后却是实在憋不住了，去找了上司。

        “课长，您忙吗?”

        “还好，你有什么事吗？”

        “现在有一个外部的供应商，一直在拖延日程。我打电话去督促了，对方却不听。这样的话，会严重影响项目进度。所以我很苦恼到底应该怎么处理。是继续等待对方联系，还是直接报告给部长呢？”

        那位听了我的报告的课长，果断地说了一句话：“报告给部长。”

        “啊？可是现在还没有出任何结果呢！”

        “告诉他不能按时完成报告的信息，这也是报告。不要觉得报告事情是一件大不了的事。不然你准备把上司放在一边，自己去做什么呢？上司的作用，并不仅仅体现在实际的业务上。帮助下属解决问题也是他的分内之事。”

        在公司里上班，除了有一部分是需要创意的工作，其余大部分都是些和“日程”赛跑的事情。像企划和营销之类的业务中，对于那些能够按照日程完成的人，我们难道不觉得“那人真的很棒”吗？

        当然，并不是说因为自己一个人做得好，才使任务完成了。因为一个人就算把所有的事情都做了，也还是不能把身边同事要做的事情都按时做完；更何况可能还因为外部的各种原因使原计划泡汤。那么，当事情并不如愿发展或别的其他问题发生的时候，我们最先做的应该是什么呢？

        半天之内报告

        当问题发生的时候，最先做的事情应该是“报告”。应该对目前的现状进行全面的了解，然后经过自我思考，整理好自己的意见，在最短的时间内向上司报告。

        报告的关键点就是问题的把握，包括自己手上的解决方案，及最重要的报告，以及此处所说的“最短的时间”，大概就是半天的程度。问题发生后，就算再晚也应该尽最大努力去了解全面的情况，最好在当天之内报告给上司。如果报告晚了，那上司就会首先责怪你，而不是去考虑你在报告前尝试做过的种种努力。

        那位我崇拜的上司，就是一位“报告达人”。当需要在众多选择里做出决定，或有苦恼的时候，他都会很轻松地问上级领导。并且他能够将上级领导的意见，迅速地反映到事情的处理上。这样既做出了正确的判断，又节省了自己冥思苦想却不得解的时间。瞧！人家够聪明吧！

        谢谢善于报告的下属

        在自己做了上司之后，一个最深刻的新感受，就是那些将自己正在做的事情，不时地报告给你的下属，真的是很令人感激的。不过，所谓报告，也不是需要下属每隔一小时便跑来告诉你“我今天做了什么什么事”之类，而是下属能够在适当的时候，将事情进展的情况准确地传达给你，这样使你自己的日程也变得更准确。

        经常看到这样的员工：明明是自己一个人想破脑袋都得不出答案的事情，却还在那里白费脑筋，吭哧吭哧地忙活着。明明告诉上司就可以得到迅速解决的事情，却偏偏要想自己独立解决，在那里绞尽脑汁，结果错过了最佳的解决时间，甚至影响到了整个项目的进展。那到底是什么原因让干练的他，因为不知道“向上级报告”这样小小的技巧，而把整个事情搞得一团糟呢？

        我想可能是他希望能做得更完美一点，希望能得到更多的称赞。但是，一不小心，这样的行为就容易被误解为想要隐瞒自己的失误。有句话叫“good news fast,bad news faster”，是说好消息要尽快报告，而坏消息要更快报告。

        当发生事情的进展和预想偏离的问题时，下属和上司的解决技巧是有明显差异的。因为每个人看问题的角度，都会受到自己所在层次的影响。下属有下属的角度，上司有上司的眼光。就算对上司再不信任，人家这个上司的位置肯定也不是白来的，他一定有下属还未发现的过人之处和特别的处事能力。

        还有就是，一些在下属看来很棘手的事情，在上司眼中很可能是小菜一碟。所以，发生问题的时候越早报告，就越是能减少浪费不必要的工夫。

        如果不能按时完成任务

        当安排的任务不能按时完成时，也要记得报告。

        实际上，刚进公司的时候，大多数新人都把握不了事情的轻重程度，也不知道哪些是该优先处理的，所以常常会发生延误重要事情的情况。

        比如要求你在两周内完成报告，你虽然做好了计划，也准备充分了，但是好像两周的时间并不足以完成报告。这种情况你会选在什么时候对上司说明呢？上司心情好的时候？还是在报告提交期限前一天？或者是一直等到上司要报告的时候再说？

        最好的时间，应该是在你判断出你在两周时间内不能完成报告的时候。而绝对错误的报告时间，是在报告提交的当天，当上司找你要报告的时候。如果报告不能按时完成，那项目的日程就会被拖延。同时，能让上司作决策的时间也随之被缩短。迟延报告，就会使得这两个影响同时发生。所以，要想做一名讨人喜欢的部下，最好要记得及时报告。何况那也算不上什么难事。

        还有一点，就是在报告不好的消息时，最重要的是“准确的情况描述”。比如出了问题后，不要先说“这些问题都是因为A代理造成的”之类推脱责任的话。当问题发生时，最重要的不是追究到底是谁的失误，而是好好说明事实，寻求如何去解决。只有这样，上司才能根据你提供的事实，做出正确的判断。在报告的时候，最好是客观地描述事实，并说出可能引起的问题，坦白发表你的见解。之前提到过的SIS法则，在此处也是适用的。

        如果将你之前已经充分思考过的解决方法说出，并就每个方法都进行优劣对比，会大大缩短上司去作决定的时间。这样一来，想必上司也是会对你刮目相看的。虽然因为失误使事情有所变故，但是也让上司看到了你充分思考，极力寻找对策的努力。所以，上司会觉得这样的下属员工是具备职场必需的“解决问题的能力”的人。

        培养解决问题的能力

        当问题发生的时候，不要踌躇不定，最好是尽力去思考自己能做到的解决办法。如果你的办法可行，上司会对你称赞有加：“这个年轻人很有希望。”如果你的办法不可行，那可以对比上司给出的方案，进行比较和反省。经常这样将自己的想法和别人的意见一起进行比较，你就会在某天遭遇危急情况时，不知不觉地发挥出你解决问题的能力。